Група компаній АКОМ є найбільшим постачальником акумуляторних батарей (АКБ) для російської автомобільної промисловості. Частка в поставках на ринок автовиробників досягає 40%, і практично 100% потреб Автовазу покривається поставками підприємств Групи.
З-за територіальної роздрібненості підприємств Групи назріло питання про організацію їх взаємодії. Фахівці підприємства намагалися вирішити питання з допомогою електронної пошти, але в цьому разі виникали проблеми, пов'язані з відсутністю загальної картини узгодження, що ускладнювало взаєморозуміння і затримувало процеси. Особливо гостро питання взаємодії стояв у частині узгодження договірних документів. У більшості випадків договори перед підписанням повинні бути узгоджені з апаратом управління, т.е. якщо підрозділ-ініціатор знаходиться на іншому березі Волги, то тривалість процедури узгодження збільшується на 1-2 дня.
З метою оптимізації руху документів керівництвом підприємства було прийнято рішення про впровадження системи електронного документообігу DIRECTUM. Після проведення навчання робочої групи був зроблений аналіз наявних процесів узгодження договірних документів, оформлений проект майбутньої системи, який згодом і був реалізований фахівцями Групи АйтиКонсалт. Паралельно з процесом розробки йшло навчання співробітників ЦК АКОМ основам роботи в системі DIRECTUM. Через навчання пройшло в загальній складності близько 40 чоловік, що дозволило оперативно провести дослідно-промислову експлуатацію представленого функціоналу, поправити все, що виявилося не цілком зручним, і почати працювати в системі електронного документообігу.
В результаті впровадження DIRECTUM підприємству вдалося скоротити терміни узгодження договірних документів до 1-2 днів незалежно від місцезнаходження ініціатора або узгоджувальних осіб. Все різноманіття видів, категорій і особливостей процедур узгодження договірних документів вдалося привести лише до двох типовим маршрутами, а сам процес узгодження - в єдину струнку систему з автоматичним формуванням архіву договірних документів і реєстрів договорів по кожному підприємству холдингу. В результаті інтеграції SED DIRECTUM з вже встановленою на підприємствах Групи компаній АКОМ системою 1С відпала необхідність дублювання інформації в СЕД і облікових системах. Крім того, в результаті проекту було отримано повноцінний архів всіх договірних документів з історією узгодження кожного договору.
Відгук підприємства про виконаних роботах наведено нижче:
